Höga kostnader avskräcker anbudslämnare

Det är för dyrt att lämna anbud vid offentliga upphandlingar samtidigt som dialogen mellan anbudsgivare och beställare är för dålig. Det är ett par orsaker till att så få anbud lämnas vid offentliga upphandlingar i Sverige, enligt en färsk forskarrapport.

I en färsk rapport konstateras att det bara läggs ett enda anbud vid var sjunde offentlig upphandling i Sverige. I mer än hälften av upphandlingarna läggs tre eller färre anbud. Rapporten har utarbetats på uppdrag av det svenska Konkurrensverket som bland annat efterlyser svar på frågorna: Varför ser det ut så här, varför är konkurrensen så dålig och vad kan upphandlande myndigheter göra för att öka antalet leverantörer som lämnar anbud?

Uppdraget gick till Janne Tukiainen, forskare på Statens ekonomiska forskningscentral (VATT) i Finland, docent vid Institutionen för ekonomi vid Helsingfors universitet, och professor vid Turku universitet samt Kirsi-Maria Halonen, forskare inom upphandlingsrätt vid Lapland universitet, docent vid Åbo universitet och ledamot i EU-kommissionens expertgrupp för offentliga upphandlingar.

I uppdraget ingick också att titta på varför överprövningarna är så många och hur dessa kan minskas. Resultatet av undersökningen har nu presenterats i rapporten Competition and Litigation in Swedish Public Procurement.

Forskarna har kommit fram till att den viktigaste orsaken till att så få lämnar anbud helt enkelt är de kostnader som arbetet med anbudshandlingarna för med sig. Särskilt betungande är de offentliga upphandlingarna för mindre företag.

Den arbetsinsats som krävs, processens komplexitet, formkrav och längd står inte i paritet med möjligheten att få ett kontrakt. Än större blir motståndet om den upphandlande myndigheten använder sig av upphandlingsmetoder som inte är anpassade till den aktuella branschen – då är det lättare för företagaren att strunta i att lämna anbud.

Forskarna har under arbetets gång identifierat flera åtgärder som upphandlande myndigheter kan göra för att öka anbudsgivarnas intresse:

Bättre kommunikation. Det kan inkludera både annonsering och marknadsföring av kommande avtal, men också att i förväg aktivt kontakta potentiella anbudslämnare.

Konkurrensen kan öka genom att den upphandlande myndigheten har ett strategiskt leverantörsanpassat förhållningssätt till upphandlingen och en aktiv dialog med aktörerna på marknaden. Enligt forskarna kan åtgärden även förebygga överprövning, inte minst med hjälp av en öppen dialog med de leverantörer som lämnat anbud efter det att resultatet av upphandlingen har meddelats.

Bättre planerade upphandlingar kan öka konkurrensen. Upphandlande myndigheter bör vara medvetna om att olika branschspecifika kulturer råder när det gäller inköp och anpassa upphandlingsprocessen efter det.

Just överprövningarna är ett gissel som både kan fördyra och fördröja många projekt. Av rapporten framgår det att det år 2018 annonserades 18 522 upphandlingar och att så många som 1 135 av dessa överprövades.

Det är en hög andel, men forskarna har inte hittat någon tydlig orsak till detta. Däremot har det inte varit särskilt svårt att hitta vissa gemensamma nämnare bland de uppdrag som överprövats. Forskarna konstaterar bland annat att viktiga kontrakt, både i fråga om värde och längd, överprövas oftare än andra. En annan slutsats är att överprövning ökar med antalet anbudslämnare.

Forskarna menar också att komplexa upphandlingar är kopplade till högre risk för överprövning, särskilt i de fall processen avviker från hur det brukar se ut i den aktuella branschen.

Forskarna befarar att den tydliga koppling som finns mellan antal anbudsgivare och antal överprövningar kan minska upphandlarna strävan efter konkurrensutsättning.

Enligt forskarna indikerar studien att ju fler leverantörer som lämnar anbud desto högre är risken för överprövning. Detta kan i sin tur skapa incitament för upphandlande myndigheter att begränsa antalet anbudsgivare, det vill säga försämra konkurrensen.
Forskarnas recept är att reducera sannolikheten för överprövning med hjälp av kortare överprövningsprocesser och bättre planering, vilket indirekt kan leda till ökad konkurrens.

En intressant iakttagelse är att upphandlande myndigheter oftare vinner i domstol när överprövade upphandlingar har många anbudsgivare. Resultat indikerar att överprövningar inte alltid motiveras av felaktigheter gjorda av den upphandlande myndigheten under upphandlingsprocessen. De kan också kopplas till att man antingen försöker vinna ett viktigt kontrakt via överprövning eller att det helt enkelt är ett uttryck för besvikelse över att ha förlorat ett kontrakt.